Comment la gratification des stagiaires évoluera en 2025 ?

L’augmentation du Smic au 1er janvier 2025 entraînera mécaniquement une revalorisation du montant minimum de la gratification des stagiaires, fixée selon un pourcentage précis de ce salaire de référence. Certaines conventions collectives imposent déjà des montants supérieurs à la base légale, créant des écarts notables selon les secteurs et les régions.

Les changements attendus concernent aussi les modalités de versement, les exonérations de charges sociales et la durée minimale de stage ouvrant droit à la gratification. L’ensemble de ces évolutions impactera directement les entreprises accueillantes comme les étudiants concernés.

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Ce qui change pour la gratification des stagiaires en 2025

Dès janvier 2025, la gratification minimale des stagiaires va évoluer, portée par la révision du plafond horaire de la Sécurité sociale. Le chiffre clé : 29 euros pour le plafond horaire, ce qui entraîne une hausse du montant légal minimum à 4,35 euros par heure. Ce calcul n’a rien d’arbitraire, il découle de la règle des 15 % posée par la loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 et précisée dans le décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014.

Le principe reste clair : la gratification de stage doit être versée dès lors que la durée du stage dépasse 2 mois, soit 308 heures ou 44 jours de présence effective, toujours sur la même année scolaire ou universitaire. Pour les établissements d’enseignement agricole privés sous contrat, le déclenchement se fait après trois mois.

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Voici les points pratiques à retenir concernant le versement et les exonérations :

• Versement : la gratification se paie chaque mois, selon les heures réellement effectuées, ou lissée sur l’ensemble du stage.
• Exonérations : en dessous du minimum légal, la gratification échappe aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, dans la limite du SMIC annuel. Seule la fraction qui dépasse ce seuil est soumise à prélèvements.

Certaines conventions collectives ou accords professionnels prévoient des montants plus élevés : dans ce cas, la règle la plus avantageuse s’applique. Le montant doit être indiqué dans la convention de stage. Si la gratification dépasse le seuil d’exonération, l’entreprise doit la déclarer en DSN (Déclaration Sociale Nominative) et fournir un bulletin de paie. Enfin, le calcul de la durée de stage reste identique : comptez 22 jours de présence pour un mois, 7 heures pour une journée.

Quels sont les nouveaux montants et seuils à connaître ?

La gratification de stage prend une autre dimension à partir de janvier 2025. Avec un plafond horaire de Sécurité sociale fixé à 29 euros, la gratification minimale exigée sera de 4,35 euros de l’heure, selon la règle des 15 %. Cette base s’applique à tous les stages dépassant 2 mois, soit 308 heures ou 44 jours effectifs sur l’année scolaire ou universitaire.

Pour s’y retrouver plus facilement, voici les différents seuils à connaître :

• 2 mois révolus (308h ou 44 jours) : déclenchement du droit à la gratification
• 3 mois : seuil spécifique pour les établissements d’enseignement agricole privés sous contrat
• Montant minimal : 4,35 euros/heure (2025)

Le versement se fait chaque mois, ajusté au prorata des heures réellement effectuées ou lissé sur l’ensemble du stage. Tant que le montant ne dépasse pas le minimum légal, la gratification reste exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC annuel. Seule la partie excédentaire est soumise à prélèvements.

Si la convention collective ou un accord professionnel étendu prévoit un montant supérieur, c’est celui-ci qui s’applique, dès lors qu’il est plus favorable. La convention de stage doit mentionner le montant exact, preuve de la régularité de la démarche.

Conditions d’attribution : durée, convention et obligations pour les entreprises

Le versement d’une gratification ne se fait pas à la légère. La durée du stage doit dépasser 2 mois, consécutifs ou non, dans une même entreprise et sur la même année scolaire ou universitaire, soit 308 heures ou 44 jours de présence effective. Pour les établissements agricoles privés sous contrat, le seuil reste fixé à 3 mois.

Tout commence par la convention de stage. Ce document, signé par le stagiaire, l’établissement d’enseignement et l’entreprise, détaille les conditions d’accueil, la mission, la période, le volume horaire et le montant de la gratification. Rien n’est laissé au hasard : le montant doit être mentionné précisément. En l’absence de convention, le stage ne peut pas démarrer, et la gratification ne peut pas être versée.

L’entreprise verse la gratification chaque mois. Au-delà du seuil de franchise de cotisation, c’est-à-dire si la somme dépasse le minimum légal, la gratification doit figurer sur le bulletin de paie et être déclarée en DSN (Déclaration Sociale Nominative). Si le seuil n’est pas atteint, une attestation de versement suffit, mais la traçabilité reste impérative.

Le calcul de la durée du stage repose sur des règles précises : comptez 22 jours de présence effective pour un mois, 7 heures pour une journée. Ce mode de calcul influence directement le déclenchement et le montant de la gratification. Il est donc primordial de bien anticiper ces paramètres lors de la planification d’un stage, pour éviter toute erreur ou contestation.

Conseils pratiques pour bien préparer son stage, côté stagiaire et employeur

Anticiper, c’est déjà réussir une partie de son stage. Pour le stagiaire, la première étape consiste à relire attentivement la convention. Il faut scruter chaque mention : montant de la gratification, clauses sur les indemnités de transport, ou encore accès aux titres restaurant. Même si le statut diffère d’un salarié, certains avantages, restauration, remboursement de frais, restent accessibles, sous réserve des règles internes de la structure d’accueil.

Du côté de l’employeur, il vaut mieux anticiper et fixer dès le départ le montant de la gratification en accord avec le nouveau minimum de 4,35 euros par heure en 2025. Les modalités de versement doivent être claires : paiement au réel, selon les heures effectuées, ou lissage sur la durée totale du stage. La convention doit détailler chaque point : durée, missions, rémunération, avantages éventuels. S’appuyer sur la loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 et le décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 permet de garantir la conformité et d’éviter les mauvaises surprises.

La gestion administrative peut vite tourner au casse-tête. Des outils existent pour simplifier la vie des employeurs : un logiciel spécialisé, tel que celui proposé par macompta.fr, facilite les déclarations et l’édition de bulletins de paie lorsque la gratification dépasse le minimum légal. Certaines sociétés, comme Aequitas, proposent un accompagnement sur-mesure pour le suivi administratif et social, de la rédaction des conventions à la conformité des procédures. Enfin, une organisation interne efficace assure au stagiaire un accueil solide, conforme à la réglementation, et met toutes les chances de son côté pour que le stage soit une réussite, autant pour l’étudiant que pour l’entreprise.